Services Organe: Evènement en plein air Un évènement extérieur à Louvain-la-Neuve, ça ne s'organise pas comme ça, mais c'est trop génial!! Cette page te servira à t'aider dans tes démarches! Attention l'organisation d'un tel évènement dépend de chaque place et du type d'évènement. Si tu as d'autres questions quant à l'organisation d'un tel évènement, n'hésite pas à contacter l'Organe!! EDITEUR RESPONSABLE Vince

Procédure de préparation Plus ou moins dans l'ordre il te faut faire ceci. Plus bas tu verras plus de détails sur certains points. - entrer demande de manifestation - contacter centre de prêt Nannine pour matos audiovisuel ou camping(SNJ, chaises, tables) ou à la Province pour chapiteau, buvettes (comme à la Foire de Kaps) - Contacter autres centres de matos/décor... - Contacter les périodiques culturels afin d’y insérer un article - Entrer une demande de subside - Réserver un camion - Faire éventuellement une affiche de promotion - Aller signer convention ville/UCL, prendre clés de la ville à la police, contacter pompiers si demandé, passer au service électricité, se rendre au service assurance - promotion!! - Faire liste de tout le matos que tu as besoin le jour J (poubelles, brosses, coleçons...) - Priez Saint-kapiste(et autres) pour qu'il ne pleuve pas!

Demande de manifestation Tout d'abord il te faut faire une demande de manifestation. Elle doit être acceptée par différentes instances. Voici un modèle de lettre à envoyer au Vice rectorat, au bourgmestre et bureau des échevins et à la police. Tu dois envoyer cette demande au moins trois mois à l'avance. Tu recevras d'abord une lettre te disant que le dossier est en cours, ensuite la police t'envoie un courrier avec toutes les conditions pour que tu organise ton évènement (ex, signer convention avec ville, visite pompiers et police, assurance, élec, conditions de bruit, passage véhicule ds lln...). Pour la place des Sciences, une convention doit être signer avec la ville ET avec l'Ucl (service gestion des auditoires). MODELE_DEMANDE_MANIFESTATION.doc

Matos Nannine et Province Ce sont deux centres de prêt gratos. L'avantage de Naninne c'est qu'on peut prendre plein de matos et que l'assurance n'est pas très chère.