Vous vous demandez Comment obtenir les clés des barrières de la ville ? Quelles assurances faut-il prendre lors de l’organisation d’une activité ? ou encore Comment obtenir un prêt de l’Organe ? ?

Nous avons créé une FAQ pour répondre à toutes ces questions !

Nous essayons de compléter un maximum cette FAQ. Envie de nous aider ?!

Envoie-nous un mail à organe@kapuclouvain.be pour nous livrer tes trucs et astuces !

Matériel

Introduction

De nombreux kap’s utilisent le matériel de Naninne et il arrive régulièrement qu’il y ait des dégâts à rembourser.
Pourtant, une assurance obligatoire est prise lors de l’emprunt qui permet de se faire rembourser de ces dégâts.
En cas de casse, l’assurance fonctionne dans quasi tous les cas. Si le matériel est endommagé dés le début (ça arrive souvent), il suffit de signaler que les dommages ont eu lieu lors du transport.
Comme il s’agit d’une assurance « tous risques », les causes et détails sur l’accident ont très peu d’importance.

Étapes

  1. Lorsque le matériel est rendu a Nanine il ne faut pas oublier de demander aux employés de Nannine une déclaration de sinistre. Sur cette déclaration, il n’est pas nécessaire d’évaluer vous-même la valeur du matériel endomagé, notez simplement la description. Un fois la déclaration remplie, il faut la renvoyer dans les 48h chez Ethias.
  2. Dans les semaines suivantes, vous recevrez une facture de Naninne à propos du matériel non rendu ou endommagé. Si elle n’a pas été directement réglée par Ethias, il faut la payer.
  3. Envoyez ensuite une copie de la facture à Ethias en joignant une lettre qui comprend le numéro de la police d’assurance (45.106.116), le numéro du prêt (voir sur le papier envoyé par Nannine) et le numéro de compte du kot. Il faut également joindre les documents de la police en cas de vol.

Envoyez le tout à :
Ethias Rue des Croisiers, 24 4000 Liège
Ethias va alors rembourser directement sur le compte une large partie de la facture payée à Naninne.

Introduction

Il est nécessaire, pour tout gros événement kapiste, de disposer de moyens adéquats pour transporter du matos (celui de la Province, par exemple) ! Dès lors, la voiture prêtée par Mamy ne suffit pas toujours, il faut donc anticiper et évaluer vos besoins. Le débat de nomination, entre Camion et Camionnette, fait toujours rage même s’il est clair qu’il est plus classe de dire qu’on conduit un camion qu’une camionnette ;-).

Législation

Avec un permis B, vous pouvez conduire un véhicule de type 18 m3. Il s’avère être un moyen adéquat pour transporter du matos divers (tables de brasseurs, tentes, buvettes, éléments de lestage,…).

Parfois, faire appel à un chauffer professionnel (ayant le permis pour conduire un semi-remorque) peut même s’avérer moins cher et plus rapide que de faire plusieurs trajets avec votre 18m³. Si vous disposez de bénévoles motivés pour charger et décharger rapidement le matos, un trajet peut parfois suffire avec un semi-remorque là où une demi-journée aurait été nécessaire avec la camio. Si vous connaissez des gens dans le milieu, ça vaut la peine. Bob, peut faire des merveilles 😉

Comment choisir ?

Pour du « petit et moyen » matériel (praticables/podiums, matériel son, lumière, instruments, décors, etc), le dépakot est un kot-à-projet de LLN qui loue leur camionnette (avec chauffeur) à des prix défiant toute concurrence: 20€ pour moins de 2h ou 30 € pour plus de 2h + 0,50€/km.

Pour du « gros matériel » (chapiteaux, tentes SNJ, tables et bancs, etc), il faudra louer au minimum une camionnette de 18-19 mètres cubes. La liste ci-dessous reprend quelques entreprises qui louent des camios de ce type, n’hésitez cependant pas à rajouter vos bons plans ! Deux facteurs sont évidemment à prendre en compte : le prix (qui est souvent établis sur devis, en fonction de la durée de location et de la distance parcourue) et l’emplacement de l’agence de location ! Bien que les prix puissent paraître similaires, L’idéal reste bien sûr de prendre le temps de faire quelques demandes de devis afin de comparer le tout. Aussi, à vous de voir si vous avez besoin d’un haillon automatique pour charger et décharger les choses 😉

Liste (non exhaustive)

– http://fr.europcar.be/

– http://www.dockx.be/

– http://www.hertz.be/

– http://www.coucou.be/

Les astuces castor-juniors

D’expérience, voici quelques conseils :

– Lors de la location, n’oubliez pas de souscrire des assurances jeunes conducteurs (le cas s’imposera souvent).

– Soyez bien attentif lors de l’état des lieux du véhicules, à l’intérieur comme à l’extérieur, il serait inutile de payer pour les dégâts d’un autre, n’hésitez pas à demander de rentrer dans le véhicule si nécessaire.

– Certaines camios disposent d’élévateurs à l’arrière (sans différence de prix), cela est parfois utile pour les chargements et déchargements, mais alourdi la charge globale du véhicule, et limite donc un peu le poids de charges transportée. A vous de voir 🙂

– Prévoyez de quoi nettoyer le fond du camion après son utilisation. Il faut le rendre propre 😉

– Enfin, lors du retour du véhicule, n’hésitez pas à refaire le plein ! Celui vous sera facturé plus cher si il doit être fait par l’agence de location.

Bonne route !

Introduction

Le centre de prêt de Naninne permet d’emprunter gratuitement du matériel audio-visuel, des tentes, des podium, etc. Il faut simplement payer l’assurance.

Étapes

  1. Aller sur le site du centre de prêt de Naninne pour choisir (ou vérifier la disponibilité) du matériel à emprunter
  2. Télécharger le formulaire de demande de prêt.
  3. Imprimer le formulaire sus-cité et le remplir
  4. Aller au service d’aide pour qu’ils mettent leur cachet
  5. Renvoyer au centre de prêt, qui vont alors répondre par une proposition de prix pour l’assurance à payer
  6. Pour plus d’infos, le numéro général est: 081/408181

Introduction

La province du Brabant Wallon est un moyen formidable d’obtenir du matériel gratuitement. Des assurances de 20 ou 250€ (selon le caractère de l’emprunt) sont à pourvoir annuellement, mais cela reste intéressant pour vos événements, au vu du prix pour des locations professionnelles. Voici la liste du materiel de notre chère province.

Procédure

Il est important de savoir que la demande doit être effectuée entre 6 mois & 4 semaines avant l’événement ! Au vu de la popularité de certains prêts, n’hésitez pas à vous y prendre dès que possible; la procédure complète et limpide est disponible ici [1]. Aussi, vous ne pourrez être certifiés que l’emprunt vous est accordé que lors de la réception du courrier postal vous le confirmant.

Lors du retrait/dépôt du matériel, veuillez prévoir les moyens de transports adéquats, à être à l’heure et courtois 😉 Toutes les informations se trouvent sur le site web de la Province.

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UCLogement

Les logements des kots-à-projet étant sous la gestion d’UCLogement, ils sont destinés aux étudiants inscrits à l’UCLouvain. Si vous n’avez pas trouvé d’étudiant UCLouvain, UCLogement est prêt à accepter certaines dérogations, sur demande motivée et exceptionnelle. Les demandes de dérogations doivent être envoyées pour le 15 juillet au plus tard. Certaines dérogations pourront être accordées en septembre (cela concerne les étudiants qui changent d’études et ne sont plus étudiant UCL). Cette demande sera à adresser à Madame Laurence Mairesse du service des logements de l’UCLouvain. L’adresse de contact est laurence.mairesse@uclouvain.be. Malheureusement, vous n’avez aucune assurance que votre demande de dérogation soit acceptée.
Pour tout renseignement supplémentaire, le service des logements est à votre disposition: https://uclouvain.be/fr/etudier/logement/contacts.html

Si votre KAP doit stocker une quantité plus ou moins importante de matériel pour son projet, des garages (mais aussi des caves, cagibis, ou des locaux) peuvent être une solution pour ne pas encombrer vos communautaires. La demande pour un tel local est à adresser à la permanence UCLogement de votre quartier en expliquant le type et la quantité de matériel que vous souhaiteriez y entreposer. Cette demande doit être introduite le plus tôt possible, en tout cas avant les reconductions.

Contrairement aux communautaires, un garage se loue toujours pour 12 mois.

A titre indicatif, le prix d’un garage varie entre 52 et 75€.

L’octroi d’un local de stockage n’est jamais certain et dépend fort des disponibilités de ceux-ci!

Si votre kap dispose déjà d’un garage, vous recevrez un courrier en fin d’année académique vous proposant de renouveler le contrat de location. Vous n’aurez alors qu’à suivre les indications de ce papier en le retournant à la permanence de votre quartier. (Si vous ne recevez pas ce dit courrier, n’hésitez jamais à contacter votre permanence de quartier).

Afin de réduire les coûts liés au garage, il est tout à fait autorisé de partager un garage entre deux (ou plus) kaps. Les contrats sont alors signés avec UCLogement au nom d’un des deux kaps, qui effectuera aussi les payements. Les kaps s’arrangent entre eux pour que l’autre kap rembourse sa part.

Le service logistique et des Logements de l’UCLouvain donne la possibilité aux kaps de disposer gratuitement d’une chambre du patrimoine pendant les vacances d’été afin d’y entreposer le matériel destiné à leur projet. Le matériel qui y sera entreposé doit obligatoirement être référencée dans la « charte du patrimoine du kap », actualisée chaque année au plus tard au moment des reconductions. Cette chambre sera préférentiellement la chambre du futur président. Voci la procédure à suivre pour disposer d’une telle chambre:

1) Une première demande doit parvenir à la permanence UCLogement de votre quartier pour le 7 juin 2021 au plus tard. Cette demande devra comporter:

  • l’adresse de la chambre (préférentiellement celle du futur responsable ou la chambre secrétariat)
  • les coordonnées complètes (adresse, N° de téléphone, et e-mail) du futur occupant de la chambre (donc du/de la futur président.e)
  • la charte du patrimoine du kap
  • le formulaire de demande d’octroi d’une chambre du patrimoine signé, disponible sur ce site de l’organe sous « Documents à télécharger »

2) A partir du 21 juin 2021, le·la responsable de quartier vous répondra par mail. La signature des contrats de location (chambre pour 2019-2020 et chambre du patrimoine) se fait lors de cette entrevue.  La date de la prise de la clé de la chambre du patrimoine est également fixée à ce même moment. Le contrat de chambre du patrimoine est à 0 €, mais comporte toutes les exigences d’un contrat de location habituel ou d’un contrat vacances.  C’est donc cet·te étudiant·e qui sera responsable de la bonne exécution du contrat et qui prend en charge l’ensemble des frais qui pourraient exister si les règles de base ne sont pas respectées. Durant ce contrat, la chambre n’est pas accessible!

3) A la date prévue pour la fin du contrat, l’ouverture de la chambre se fait par le·la signataire du contrat ou par une personne à laquelle il aura donné une procuration afin de vider la chambre à la date convenue.

REMARQUES:

  • Un tel contrat peut être refusé à un kot à projet qui aura eu un comportement fortement négligeant.
  •  L’octroi d’une chambre du patrimoine n’est pas possible si le communautaire est occupé par un congrès ou s’il est prévu d’y faire des travaux ou remise en état.
  • Sont interdits dans une chambre patrimoine: les matières inflammables, les denrées périssables, les matelas, canapés, vaisselle et effets personnels.

Le service logistique et des logements de l’UCLouvain offre la possibilité de disposer d’une chambre secrétariat pendant l’année académique. Cette chambre est mise à disposition gratuitement par UCLogement et est destinée (et indispensable) à la bonne gestion du projet (entreposage de matériel très régulièrement loué et/ou de valeur, permanences régulières, etc). Il existe un quota de chambres secrétariat. La demande justifiée pour une chambre secrétariat se fait dans le dossier de reconduction, au premier tour, à la section prévue à cet effet. L’octroi est décidé par la commission de reconduction. Après acceptation de la chambre secrétariat en reconduction, la demande pour la chambre doit être adressée à Inforlogement (6, rue de la gare) en indiquant simplement le kap concerné, le nom du futur responsable, et le n° de la chambre.

Vous pouvez demander une relocalisation de votre communautaire pour l’année académique suivante. Cette demande doit être justifiée et parvenir à Madame Nancy Clause (nancy.clause@uclouvain.be) avant le mois de décembre de l’année académique. La demande doit également être faite dans le dossier de reconduction.

Si, pour des raisons de travaux dans votre kot, vous devriez être dans l’obligation d’être relocalisé l’année suivante, vous en serez informés (par UCLogement et/ou par l’Organe) au moment des périodes de reconductions. Vos attentes concernant le nombre de chambres, et le type de kot le plus adapté à votre projet seront pris en compte dans l’octroi de votre nouvel emplacement. Attention, vos exigences sont aussi limitées par les disponibilités des kots!

Vous désirez afficher/rénover une pancarte avec le logo et/ou le nom de votre kap sur la façade extérieure de votre bâtiment pour améliorer votre visibilité? Voici la marche à suivre:

  1. Si vous avez déjà une pancarte affichée mais que vous souhaitez simplement la rénover à l’identique: Il suffit de prendre contact avec la permanence UCLogement de votre quartier qui trouvera un moment, en fonction d’autres affichages et travaux extérieurs, pour faire décrocher et raccrocher votre pancarte.
  2. Si vous n’avez pas encore de pancarte mais que vous souhaitez en afficher une OU si vous aviez une pancarte mais que vous avez changé de logo ou que souhaitez la modifier: Il faut prendre contact avec Monsieur Roger Hagelstein (roger.hagelstein@uclouvain.be) de la CEIU (Cellule d’études immobilières et urbanistiques de l’UCLovain) et avec votre permanence de quartier UCLogement. Vous proposez alors votre projet de pancarte sous forme de photomontage que vous envoyez à M. Hagelstein et à votre permanence de quartier. Après accord du service urbanisme (M. Hagelstein), prenez contact avec la permanence UCLogement de votre quartier pour les modalités concernant le placement de votre pancarte (cfr point 1).

A titre indicatif, le prix d’une telle opération tourne autour de 70€

Trésorerie

Rien de plus simple. Lisez attentivement les quelques conseils ci-dessous, et tout devrait bien se passer.
1. Assurez-vous que vous rentrez bien dans les critères pour rentrer une demande. Les critères sont repris sur le site du service d’aide [1]. Sont considérés irrecevables pour une question de fond :

  • Les projets émanant de non-étudiants, de groupes extérieurs à la communauté universitaire  ;
  • Les Repas, verres ou barbecues d’accueil, banquets, soupers facultaires, ouvertures, guindailles ou activités strictement bibitives, etc ;
  • Les frais de fonctionnement (loyers garage, etc)  ;
  • Les bals (bals facultaires, bals de la St-Valentin, etc  ;
  • Les activités profitant à la formation de quelques participants sans contribuer à l’animation des sites ou à la solidarité entre étudiants (visites de musées, stages de fouilles, visites de villes, de brasseries, etc)  ;
  • Toute autre activité jugée irrecevable par la moitié des membres de la Commission .

2. Téléchargez le formulaire sur le site du service d’aide aux étudiants de l’UCLouvain [2]. Faites bien attention à bien choisir le bon formulaire ! Dans le cas où votre demande de subside n’est pas complétée dans le bon formulaire, une pénalité vous sera appliqué. Voici les différents types de formulaires disponibles

  • Formulaire activités : demandes de subside pour une activité que vous organisez dans le cadre de votre kot-à-projet. C’est le formulaire qu’il convient de remplir dans la majorité des cas.
  • Formulaire équipement : pour les demandes de matériel non consommable.
  • Formulaire vélo : pour les demandes de subside pour un vélo folklorique aux 24h.
  • Formulaire récur : pour un certain nombre d’activités d’ampleur nécessitant une réponse bien avant l’événement, notamment pour une question de liquidités. Ces demandes sont traitées le quadrimestre précédant l’activité. Sont actuellement soumises au régime des subsides récur les activités suivantes : l’Open Jazz Festival, le Welcome Spring Festival, les festivals Mozaïk, le Courant d’air, l’Universatil, les Midis minuits de la Jonglerue, le Medin’Alma, le Welcome day/Welcome night, les 24h vélo. Si votre activité n’est pas une de ces activités, vous ne devez pas remettre le formulaire récur ! Vous ne pouvez pas vous improviser activité récur : si vous pensez que votre activité devrait passer dans ce régime, contactez d’abord le service d’aide à ce propos (et bien à temps) !

3. Il convient de faire attention à un certain nombre de choses quand vous remplissez votre demande :

  • Soyez aussi clairs que possible dans la description de l’activité. Ne soyez ni trop court (veillez à ne pas être lacunaire, les membres de la commission ont besoin d’éléments concrets pour trancher), ni trop long (surtout ne parlez pas pour ne rien dire, évitez les répétitions ; les membres de la commissions ont beaucoup de dossiers à lire, ne leur faites pas perdre leur temps, au risque de les agacer). N’hésitez pas à bien attirer l’attention sur ce qui fait l’originalité de votre activité. N’hésitez pas à mettre en avant le caractère social de votre activité. N’hésitez pas à mettre en avant les partenariats avec d’autres kaps/cercles/régionales/… le cas échéant.
  • Soyez extrêmement rigoureux sur les comptes de l’activité :
    • Une absence de comptes rend votre dossier directement irrecevable. Si votre activité a déjà eu lieu, mettez les comptes exacts de l’activité. Si votre activité n’a pas encore eu lieu, remettez un budget prévisionnel (basé par exemple sur les comptes de l’année précédente).
    • Faites particulièrement attention à la partie « bar » de vos comptes. La commission n’aime pas les bars mal tenus. La commission ne subsidie en aucun cas les bars en déficit ! Attention à bien faire la différence entre recettes et bénéfices (vous devez indiquer les recettes et les dépenses ; à partir de là, la commission elle-même calcule les bénéfices). Veillez en outre à être bien clair sur ce qui est acheté et ce qui est vendu : il faut en toute logique que le nombre de boissons que vous achetez soit égal au nombre de boissons que vous vendez.
    • Veillez à bien respecter le canevas inclus dans le formulaire pour la présentation de vos comptes. La commission n’aime pas les annexes. Une fois de plus, les membres de la commission ont beaucoup de dossiers à lire, et un canevas standardisé facilite la lecture. Si vous ne respectez pas ce canevas, une pénalité vous sera infligée. Si votre activité est conséquente et que, par un très louable souci de transparence, vous estimez qu’il vous faut plus d’espace que ce qui est accordé dans le canevas pour présenter vos comptes, voici ce que nous vous conseillons de faire : résumez vos comptes pour qu’ils tiennent dans le canevas prévu à cet effet, et joignez éventuellement en plus de cela une version plus détaillée de vos comptes en annexe.
    • Veillez à bien signer la demande ! Deux signatures sont exigées. S’il en manque ne fut-ce qu’une, vous aurez une pénalité. Autant l’éviter.

4. Veillez à remettre votre demande à temps ! Le service d’aide est extrêmement rigoureux à ce propos : tout dossier remis en retard – même de une seule petite minute – sera directement classé irrecevable ! La date et l’heure limite de dépôt changent chaque année. Vous la trouverez sur le site de l’Organe dans la section Subsides.

Introduction

Pour les kap’s qui sont constitués en ASBL, il est nécessaire de remplir chaque année une déclaration d’impôt des personnes morales et de la renvoyer. C’est très simple mais il faut le faire pour éviter tout problème.

À faire

Vous recevrez par la poste au début de l’année académique (voire avant) une enveloppe contenant la fiche à remplir. Si vous ne la recevez pas ou la perdez, il est conseillé de le signaler afin d’éviter tout problème par la suite. Pour des ASBL comme les kap’s, il n’y a normalement rien à déclarer. il suffit de mettre le numéro de compte, le numéro de téléphone, de signer et de dater. Il ne faut pas oublier de joindre les compte de l’année civile concernée (journal des opérations + compte de résultat). Il n’est pas nécessaire de joindre d’autres justificatifs. Si vous n’avez que les comptes des année académique, vous pouvez joindre ceux des deux années précédentes et en général ça passe. Renvoyez le tout avec suffisamment de timbres avant le 30 septembre à l’adresse indiquée.

En cas d’oubli Si vous ne renvoyez pas la déclaration d’impôt dans les temps, vous recevrez une lettre de rappel vous demandant de payer une amende de 625 euro. Il faut alors écrire une lettre précisant les raisons pour lesquelles vous n’avez pas renvoyer le papier (“nous sommes de simples étudiants…”) pour faire tomber l’amende. Cela ne vous dispense bien sûr pas d’envoyer la déclaration. Si vous ne renvoyez pas la déclaration trois années de suite, l’ASBL pourra être dissoute, il faut donc prendre cette obligation très au sérieux !

Si vous êtes un kot-à-projet, l’Organe vous offre l’opportunité d’obtenir d’obtenir un prêt à un taux de 0%, pour l’organisation de vos activités (si vous devez avancer de l’argent dans l’attente de subsides, ou en attendant les rentrées prévues lors de l’événement).

Voici la marche a suivre :

    • Envoyer un mail à l’adresse de l’organe pour solliciter le prêt, au moins dix jours avant la date à laquelle vous aurez besoin de l’argent. Dans ce mail il faut :
      • La raison de la demande de prêt
      • le montant demandé
      • la date à laquelle vous pourrez rembourser
      • le solde disponible sur votre compte
    • Joignez le bugdet prévisionnel de l’activité
    • Joignez les comptes de l’activité pour l’année précédentes (si existant)
    • Dans le cas où l’emprunt vise à avancer de l’argent qui vous sera remboursé par un subside, joignez au mail la preuve de l’octroi du subside en question (à moins qu’il s’agisse d’un Subside Structurel Organe).
    • Dans le cas où l’emprunt vise à avancer de l’argent pour une ou plusieurs cautions, faites état des cautions en question ainsi que de leur montant exact. N’oubliez pas de premièrement vous assurer qu’il ne vous est pas possible de plutôt utiliser un cachet organe ou un chèque caution.

Tu trouveras les informations dont tu as besoin sur le site du service public fédéral de justice.

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Salles

Introduction

L’UCLouvain met à disposition, gratuitement, des auditoires pour les kots à projet. Il va sans dire que c’est très pratique pour vos projections, conférences, débats, etc.

Étapes

  1. Au plus tard 15 jours avant l’activité, l’étudiant remplit un formulaire en ligne. Il est obligé de fournir les informations complètes et de prouver qu’il a pris connaissance des règlements en vigueur pour que le formulaire puisse être envoyé.
  2. Une fois le mail envoyé, vous recevrez un mail de confirmation dans les jours qui suivent.
  3. Il n’y a plus de cautions à payer sauf pour des cas spécifique. Prenez donc bien soin des auditoires et pensez à ramasser les déchets avant de partir!
  4. Gardez le papier de réservation sur vous lors de l’activité en cas de contrôle

Petit conseil : n’hésitez pas à passer déjà un peu plus tôt pour vérifier que le projecteur etc fonctionne bien !

(dernièrement mis à jour en septembre 2023)

La Ratatouille est située au premier étage de la Maison étudiante (rue des Wallons, 67, entrée par le 35, avenue Lemaître).Elle est gérée par l’AGL. Cette salle dispose d’un bar sans pompe et d’une cuisine équipée. Elle peut être louée pour organiser des soupers, des expos, des réunions, des ateliers créatifs, des soirées calmes. Ni les soirées dansantes, ni les week-end scouts n’y sont autorisés.

Le Post se trouve juste au dessus de la terrasse du Dude, à deux pas de la petite casa. Elle dispose d’un bar sans pompes et d’une cuisine équipée.

Le Foyer se trouve en bas de la Ratatouille, au rez-de-chaussée de la Maison étudiante. Elle dispose de fauteuils et de chaises.

Quelles sont les conditions pour pouvoir louer une salle AGL ? Quels sont les tarifs ? Comment voir quand la salle  est encore disponible ? Quel matériel est disponible dans la salle ? Surtout, quelle est la procédure dont il faut s’affranchir pour réserver la salle ? Tout est parfaitement expliqué sur le site de l’AGL.

Pour toute question supplémentaire, n’hésitez pas à contacter le gestionnaire : locasalles@aglouvain.be.

La petite casa, également connue sous le nom de Coq Hardy, appartient à la Fédé. Ce sont eux qui s’occupent des états des lieux et des commandes de fûts par exemple. Cependant, la salle est laissée à disposition des kap’s le mercredi soir. Pour y organiser une soirée, vous devez participer au célèbre « Jeu de la Petite Casa » organisé par l’Organe à chaque début de quadri. Nous communiquons les infos nécessaires pour y participer dans nos bibim’s. Si vous remportez le jeu, vous devez suivre une formation obligatoire. A cette formation vous aurez toutes les informations nécessaires et les échéances à respecter.

La Clé des Songes est une salle située Rue des Bruyères 20. Elle est gérée par l’Antenne des Bruyères. Sa capacité maximale est de 63 personnes. Il y est interdit de vendre ou de consommer de l’alcool. La salle est gratuite.

Voici les étapes pour avoir accès à la salle.

1a – se rendre à la permanence de l’Antenne des Bruyères. Les locaux se trouvent également dans la Rue des Bruyères. Les horaires d’ouverture sont sur le site de l’UCLouvain : https://uclouvain.be/fr/etudier/logement/contacts.html. Vous demandez pour louer la salle en expliquant votre activité.

OU

1b – si vous ne pouvez pas vous y rendre, vous pouvez les contacter à l’adresse e-mail suivante : bruyeres-loge@uclouvain.be

2 – une fois votre demande acceptée, vous imprimez la feuille « Prise en charge de la caution clé des songes.pdf » qui se trouve sur notre site dans la section ‘Télécharger un document’. Vous la complétez avec le nom de votre kap et le nom de votre activité. Ensuite vous vous rendez à l’Organe afin que nous effectuions notre rôle principal aka mettre un cachet. Cette attestation engage l’Organe à prendre en charge votre caution afin qu’il n’y ait pas de sortie d’argent dans vos caisses. Bien entendu, le kap est responsable et devra rembourser l’Organe en cas de dégât.

3 – retourner à l’Antenne des Bruyères afin de confirmer votre demande.

Il n’y a pas de deadlines à respecter. Vous devez cependant respecter leurs heures d’ouverture (et les nôtres ^^) et au plus vite vous réservez, au moins probable la salle sera louée.

Prendre contact avec Delphine HENKENS (010 56 02 43) ou envoyer un mail à l’adresse : info@gite-mozaik.be 

Pour louer la salle Alimenterre, vous pouvez retrouver toutes les informations sur le document suivant:

https://drive.google.com/file/d/1txj6x026fr3FmIYKE3ToNAwO0fRM7pJz/view?usp=sharing

Légal

Introduction

Les kots-à-projet disposent par défaut d’une assurance de l’UCLouvain. Cependant, il est parfois nécessaire de prendre une assurance complémentaire.

Types d’assurance UCLouvain

Accident corporels

Lors de leurs activités reconnues par l’UCLouvain, les membres des kots-à-projet inscrits à l’UCLouvain bénéficient automatiquement d’une assurance “Individuelle Accidents”.

Responsabilité civile

Elle vous permet d’être assuré lorsque votre responsabilité est reconnue.
Exemples :

  • vous êtes responsable d’un accident impliquant une personne participant à votre activité
  • vous provoquez des dégâts à la salle dans laquelle a lieu l’activité
  • etc.

Les étudiants qui souhaiteraient souscrire à une assurance Responsabilité civile pour leur évènement doivent en faire la demande au minimum huit jour avant l’activité au service des assurance de l’UCLouvain (voir coordonnée plus bas). Les frais de cette assurance sont en général pris en charge par l’UCLouvain mais il faut que le service des assurances soit prévenu préalablement.

Tous risques

Les étudiants UCLouvain peuvent faire assurer le matériel et les biens mis à leur disposition pour la réalisation des activités contre le vol, la perte et les domages. Les renseignements à communiquer au Service des Assurance 15 jours avant l’évènement sont :

  • une demande écrite et signée
  • la liste détaillée du matériel + la date de la mise sur le marché ou de sa construction
  • la valeur de chaque bien pris séparément
  • la durée de couverture de l’assurance
  • le type de couverture : séjour seul, ou transport des biens compris

Exemple : pour les coffrets électrique et les cables mis à disposition par l’administration des services techniques, l’assurance est de 30€. Remarques importantes :

  • Les assurances UCLouvain ne couvrent que les étudiants effectivement inscrits à l’UCLouvain. S’il y a des étudiants non-UCLouvain dans votre kap,, il faudra prendre une assurance supplémentaire
  • En cas de vol, il doit y avoir une preuve d’infraction (ex : porte défoncée)
  • Il y a toujours une franchise à payer (minimum 175€)
  • Les accidents doivent être déclarés immédiatement au service des assurance de l’UCLouvain
  • Ces types d’assurances ne couvrent jamais les biens personnels
  • Demandez systématiquement conseil au service des assurance en cas de doute

Personne de contact
Mme Aurélie Panniez
Batiment du parc, Place de l’université 16, 2ème étage
tel 010/47 92 03
aurelie.panniez@uclouvain.be

Pour plus d’informations concernant la couverture des organisations étudiantes, c’est par ici.

Introduction

Lors de organisation d’un concert ou de n’importe quelle autre activité qui comprend de la musique, il faut remplir une déclaration et l’envoyer à la SABAM. Si ce n’est pas fait à temps, vous devrez payer une amende.

En plus de la SABAM, la Rémunération équitable doit être payée dès lors qu’une musique enregistrée est diffusée lors de votre soirée.

Voici la démarche à suivre et les personnes à contacter.

Étapes

Les formulaires d’autorisations de la SABAM peuvent être téléchargés sur le site de la SABAM. Le bureau de Perception Brabant Wallon-Namur est joignable au 081/62.51.55.

Pour la Rémunération Equitable, ça se passe ici

Introduction

La SACD s’occupe des droits des auteurs des pièces de théâtre et autres spectacles vivants. Il n’y a pas de droit d’auteur à payer si l’auteur du texte est mort depuis plus de 75 ans ou si la pièce est jouée dans un cadre privé (familiale ou scolaire). Pour tous les autres cas vous devez suivre la procédure ci-dessous. Le plus simple en cas de doute est de contacter directement la SACD. Il est fortement déconseillé de nier cette étape puis de jouer la carte du “je ne savais pas”, car des contrôles sont régulièrement effectués et les amendes peuvent faire mal.

Procédure

Les demandes d’autorisations doivent être envoyées six semaines avant la première représentation. Cette échéance est importante pour obtenir une réduction de 10 %, mais aussi pour aviser en cas de complications (impossibilité d’obtenir les droits – c’est déjà arrivé – menant à une annulation de la pièce, nécessité de négocier avec les ayants droits, …).

Le formulaire peut être téléchargé ici. Il y a plusieurs formulaires en ligne, il est important de bien se procurer le formulaire approprié (ex: amateur ou professionnel).

Pour compléter ce formulaire, il faut le titre, l’auteur, l’adaptateur, le traducteur, l’éditeur et le minutage (bien que moins important). Il est bénéfique d’obtenir ces informations le plus vite possible pour éviter tous problème.

En ce qui concerne le paiement, la formule généralement la plus avantageuse pour les pièce longues avec un large public est le paiement anticipatif libératoire. Il importe en tout cas chaque année de vérifier les jauges et les tarifs et de prendre la décision en fonction de ces critères.

Contact
SACD, Maison des auteurs
http://www.sacd-scam.be
Rue du Prince Royal, 87
1050 Bruxelles
Téléphone 02/551.03.20
info@sacd-scam.be

Les demandes sont envoyées par mail, et ce moyen de communication les satisfait très bien.

En cas d’urgence (ex.: changement de pièce à la dernière minute), un contact direct par téléphone avec la SACD s’avère être le meilleur moyen d’obtenir une autorisation dans l’urgence. Il faudra toutefois dire adieu aux 10% de réduction.

Introduction

À Louvain-la-Neuve, le kot-à-projet Cinéforum prend en charge l’essentiel des démarches de demande de droits d’auteur pour la projection de film, en collaboration avec l’ASBL “Libérations Films”. Il est important de les contacter avant toute promotion sous peine de devoir annuler votre projection, si l’autorisation devait vous être refusée ou d’avoir à acquitter des droits exorbitants (toute promotion suppose que la demande de droits est faite), sans possibilité de revenir en arrière.

Comment faire?

La première chose à faire est donc de contacter le Cinéforum à l’adresse cineforum@kapuclouvain.be en communiquant la date de projection, ainsi que les noms du film et duréalisateur, afin qu’ils vérifient que les droits sont accessibles.

Ils vous communiqueront ensuite le tarif et les démarches à suivre.
Notez également qu’une demande de subside du dimanche peut être demandée afin de couvrir les frais.

Les kaps ont un partenariat avec le Jurisclub, mentionnez donc que vous êtes un kot à projet dans votre demande. voici leur site internet pour plus d’infos http://www.llnjurisclub.be/.

Le service des assurances de l’UCLouvain propose différentes assurances gratuites ou à des prix avantageux pour les KAPs. Vous pouvez trouver ci-dessous un bref résumé des assurances qui pourraient vous intéresser pour l’organisation d’événements.
Si vous avez d’autres questions ou voulez avoir des informations plus détaillées n’hésitez pas à nous contacter par mail (organe@kapuclouvain.be) ou à contacter le service des assurances directement (aurelie.panniez@uclouvain.be).

Assurance Responsabilité Civile (RC)

Vous pouvez demander une assurance RC pour vos événements. Celle-ci est gratuite pour certains événements et couvre les organisateurs de l’événement (uniquement les membres internes, qui disposent d’une chambre dans votre logement et qui sont membre de l’UCLouvain). Il suffit d’envoyer un mail avec le nom, la date et une brève description de votre événement à Aurélie Panniez. Vous pouvez trouver le prix de l’assurance en fonction des événements sur https://intranet.uclouvain.be/fr/myucl/administrations/adfi/couverture-des-organisations-etudiantes.html.
Il est aussi possible de demander une assurance pour vos bénévoles, tant qu’ils sont membres de l’UCLouvain. Il est toujours préférable de prendre contact avec le service des assurance de l’UCLouvain afin d’examiner réellement le statut de la personne bénévole.

Assurance dommages corporels

Les organisateurs ainsi que les bénévoles étudiants UCLouvain sont couverts automatiquement pour les dommages corporels via l’UCLouvain (mêmes conditions pour l’assurance RC).

Vous devez souscrire une assurance pour les bénévoles hors UCLouvain pour les dommages corporels, la prime d’assurance tourne autour de 12€.

Si votre événement est en collaboration avec le Service des Sports de l’UCLouvain, les participants détenteurs de la carte sport sont couverts pour les blessures. Il est possible d’assurer les autres participants, mais ceci coute très cher et n’est pas habituel pour des événements sportifs.
Pour un devis, il faut prendre contact avec le service des assurances au moins trois semaines avant l’événement en fournissant une description de l’événement, ainsi que le nombre de participants hors carte sport UCLouvain et la date de l’événement.

Assurer du matériel

Si vous louez du matériel électrique auprès de l’UCLouvain, ils vous est demandé d’assurer celui-ci auprès du service des assurances de l’UCLouvain (le prix tourne autour de 50€ pour une chapelle électrique + chuko).
Lorsque vous organisez des gros événements pendant un ou plusieurs jours, pendant lesquels il est connu par un grand nombre de personnes qu’il n’y aura personne dans votre kot, il peut être intéressant d’assurer vos objets de valeur contre le vol (ordinateur etc.). Le prix est variable mais la prime est au moins de 60,46€/event.
Pour cette assurance il est indispensable de fournir un descriptif détaillé du matériel, la période de couverture, la valeur du matériel et si le transport du matériel doit être couvert. La demande d’un devis doit être faite au moins une semaine avant l’événement.

Les assurances sont valables pour toutes les activités de votre KAP sur le site de Louvain-la-Neuve mais aussi en dehors de notre ville.

Promotion

Comment faire la promotion de mes activités ?

Faire la promotion de son événement est très important et souvent négligé par manque de temps. Il est primordial pour la réussite de votre activité d’y consacrer du temps et au moins un.e responsable. Si vous n’avez pas de public, tous vos efforts entrepris pour organiser votre événement auront été vains. Alors comment s’y prendre ?

  1. De manière générale, un poste au kot devrait y être consacré. Au début de l’année cette personne, si elle ne sait pas exactement comment s’y prendre, devra se renseigner (notamment par cette FAQ). La promotion d’un événement se passe souvent de la même façon.
  2. Pour faire correctement la promotion, il est important de savoir le plus rapidement possible la date, l’heure, le lieu et le titre de votre activité. Pour les plus gros événements,  2 mois à l’avance, pour les plus petits, 3 semaines à l’avance minimum.
  3. Ensuite, il sera nécessaire de créer un visuel (canva.com est votre ami) dans les jours qui suivent. Sur celui-ci doivent apparaître au minimum la date, le lieu, l’heure, le titre, le nom de votre kap et/ou votre logo, le logo kap, le logo Organe si vous êtes subsidié par un SSO, les logos de vos partenaires/sponsors en fonction de votre contrat. Ce visuel peut être décliné en affiche, bannière pour les événements Facebook, post Instagram, … mais essayez de garder le même thème, votre public s’y trouvera plus familier.
  4. Après cela, il est important de se demander le public que vous voulez toucher. En fonction, votre stratégie de promotion sera différente (des étudiant.es, des habitant.es, des fans de reggae, …).
  5. Il reste à présent le lien à faire entre votre visuel et votre public. Comment s’y prendre ?
    1. Les réseaux sociaux sont un très bon moyen d’atteindre les étudiant.es. Vous pouvez donc lancer un événement Facebook reprenant toutes les explications, poster un post Instagram et utiliser chaque réseau que vous avez. Il est important de noter qu’il est fort probable que les personnes ayant liké votre page Facebook soient les mêmes que les personnes abonnées sur Instagram. Il est donc nécessaire de ne pas saturer vos réseaux en un coup mais de commencer par exemple à lancer votre événement. Le lendemain, invitez vos copain.ines. Le jour suivant, partager l’événement avec votre page. Le jour suivant, créer un post Instagram. Le jour d’après demander à 2 ou 3 personnes du kot de partager sur leur propre mur. Le jour d’après faire une story. Et cetera, vous avez compris l’idée. Je ne vous cache plus que l’heure et le jour ont de l’importance. Par exemple, un post le dimanche sera plus vu qu’en semaine à midi. Quoiqu’il arrive et dans la mesure du possible essayer de viser 18h pour vos posts.
    2. Si vous voulez viser un public plus large que les étudiant.e.s, Louvainfo.be vous offre une couverture parfaite. Il vous suffit de se rendre dans l’onglet “agenda”et ensuite “proposer un événement ». L’événement sera publié après avoir été revu par les modérateurs.rices. N’hésitez pas à prendre contact avec le CarpeStudentem, l’Étincelle et le Radiokot si vous voulez une couverture de votre événement plus particulière.
    3. L’Organe a mis à la disposition des kots-à-projet deux moyens d’atteindre un public intéressé par les activités des kots-à-projet. 1) Le groupe Facebook “activités des kots-à-projet” qui compte quelques milliers de personnes et vous assure une couverture certaine à votre événement.  2) La page Instagram @kapuclouvain. Pour apparaître en story il suffit de tagger le compte et d’utiliser le #kapuclouvain. Le but de ces deux canaux est de créer une communauté. Invitez donc vos ami.es et parlez-en autour de vous.
    4. Pour toucher les étudiant.es du campus, le VRAE met à disposition des différentes associations une page Facebook StudentUCLouvain comptant plusieurs milliers de likes. Pour pouvoir y poster un post, envoyer un mail à facebook-vrae@uclouvain.be avec votre nom, prénom, kap que vous représentez et votre noma. Vous deviendrez éditeur.rice de la page et pourrez alors poster vos différents événements.
    5. Facebook regorge de groupes et de pages les unes plus variées que les autres. En fonction de votre activité, n’hésitez pas à poster le lien de votre événement dont le thème du groupe est lié. Par exemple, pour la FDK, l’Organe poste l’événement sur différents groupes de recherches d’appartement et de kots. Ainsi, nous visons un public qui recherche un kot à Louvain-la-Neuve en lui proposant de l’accompagner avec un projet. Nous postons également notre événement sur des groupes de jeunes universitaires qui ne connaîtraient pas encore les kots-à-projet. A vous donc de repérer des groupes dont les membres seraient susceptibles d’être intéressé.es. Attention à ne pas ‘polluer’ les différents groupes au risque d’agacer certain.es internautes.
    6. Pourquoi pas opter pour une promotion payante sur les réseaux sociaux? Certainement plus rentable que le prix des affiches en termes de couverture, la promotion payante a certains avantages. Leur prix est attractif et vous pouvez être très précis sur votre public visé. De plus, vous pouvez facilement faire le suivi de votre publicité, augmenter ou diminuer le montant alloué. Cependant, cela demande un certain apprentissage pour être sûr de suivre correctement votre publicité.
    7. Optez pour une vidéo de promotion ? Personne ne connaît vraiment comment fonctionne l’algorithme Facebook. Mais certaines recherches montrent que vous aurez un meilleur taux d’engagement avec des vidéos qu’avec de simples posts. Optez quoiqu’il arrive pour des textes succincts (maximum 50 caractères) afin d’attirer les internautes. Si celleux-ci veulent en savoir plus, iels pourront retrouver plus d’informations sur votre événement.
    8. Pour viser un public d’habitant.es, l’association des habitants propose de relayer vos événements. Vous pouvez les contacter par cette adresse e-mail : info@ahlln.be. L’Organe est en contact cette année pour essayer de faciliter le lien entre étudiant.es et habitant.es. Plus d’informations à venir et dans la question de notre FAQ dédiée.
    9. Les valves de la ville peuvent être un moyen également. Une question de la FAQ y est consacrée.
    10. Les TDK (tournées des kots-à-projets), qui, comme vous vous en doutez, n’est pas le moyen le plus redoutable en termes de communication. C’est surtout un moment de rencontre et de cohésion avec les autres kaps mais généralement, les membres des kaps sont déjà au courant de vos activités, si celles-ci les attirent. Optez seulement pour les TDK n’est donc pas une façon exhaustive de faire la promotion de ses événements.
    11. Le clash d’affiches en rue est aussi discutable. Il est très difficile de connaître les résultats de cette manière de faire de la promotion. Cependant, c’est une opération assez chronophage, couteuse (avoir des affiches de grand format et de couleur pour attirer le regard des passant.es coute cher), polluante et très temporaire (car rapidement sur-clashé).

Voici donc une liste non-exhaustive de la façon dont vous pouvez faire la promotion de vos événements. Chaque événement demande une promotion spécifique et il n’existe pas de recette miracle. Cependant ces quelques tips vous permettent de prendre connaissance des outils mis à votre disposition.

Finalement, soyez inclusif.ves ! Que ce soit par l’écriture inclusive ou en sous titrant vos vidéos, ce sont des moyens rapides de s’adresser à tou.tes. Et c’est bien ce que les kaps recherchent à faire : s’ouvrir à un public diversifié.

La Boussolle

Si la date de votre évènement est prévu suffisamment à l’avance (2 mois minimum), il est possible de le publier dans « La Boussole » : publication culturelle de la ville d’Ottignies. Les dates de parutions sont les suivantes :

Date de remise des textes Date de parution Période couverte
4 janvier 5 février Février et mars
1 mars 2 avril Avril, mai
3 mai 4 juin Juin, juillet
12 juillet 13 août Août, septembre
6 septembre 8 octobre Octobre novembre
2 novembre 13 décembre Décembre janvier

La personne de contact est Nadia Salmon. Plus d’infos ici.

Association des habitants

Si la date de votre évènement est prévu suffisamment à l’avance (2 mois minimum), prendre contact avec l’AH afin de publier votre évènement dans leur publication. Les dates de parutions sont les suivantes : Contact : …

Office du tourisme

Postez votre événement sur l’agenda en ligne de l’office du tourisme d’Ottignies Louvain-la-neuve. (www.tourisme-olln.be) Contact : losfeldl@olln.be

La quinzaine

Prendre contact avec « La Quinzaine », journal de l’UCLouvain. Le Rédacteur en chef est Pierre Escoyez. Il y a possibilité d’être édité dans l’agenda de cette publication. L’évènement sera également visible sur le site de l’UCLouvain. C’est un périodique bimensuelle, il faut envoyer l’activité envions 15 jours avant la date de parution. Contact : pierre.escoyez@uclouvain.be, 010/47 90 01

Rédiger une lettre à l’attention du Bourgmestre et du collège des Echevins de la commune d’Ottignies, expliquant le projet et stipulant les dates et rue(s) concernée(s). Il est important d’envoyer cette demande plusieurs semaines avant le début de l’évenement, afin d’obtenir l’autorisation à temps. Adresse
Avenue des Combattants, 35
1340 Ottignies
Ensuite, il te faudra soit demander au Kot Méca leur grande échelle pour pendre la banderole toi même, soit contacter la commune pour demander aux ouvriers de la pendre pour toi (mais il faut les payer, compter environ 60 €).

Pour des gros événements en extérieurs pour lesquels vous devez déposer une déclaration d’événement à la commune, vous pouvez directement demander à votre personne de contact à l’administration communale.

Introduction

L’ASBL Gestion Centre-Ville possède le réseau des valves d’affichage sur le site de Louvain-la-Neuve. Une convention liant l’Organe, le CarpeStudentem et la Gestion Centre- Ville existe afin d’assurer la gratuité d’affichage pour l’agenda de l’animation du CarpeStudentem dans les 24 valves grises de la ville. Afin de paraître dans cet agenda, il vous suffit de vous rendre sur le site du CarpeStudentem (www.louvainfo.be) et de poster votre événement dans l’agenda au moins 3 semaines à l’avance. Grâce à cette convention les autres kots-à-projet ont également droit à 10 campagnes d’affichage gratuites dans le reste du réseau d’affichage. Une campagne correspond à 15-20 affiches A2 placées pendant les 2 semaines précédant l’événement dans les valves au cadre rouge du réseau d’affichage.

Conditions

  • L’affiche est en couleur, en format A2
  • L’activité touche un public étudiant ET habitant
  • L’activité est destinée à au moins 50 personnes
  • La demande d’affichage est réalisée au minimum 3 semaines avant l’événement

Étapes

  1. Envoyer un mail à l’organe : organe@kapuclouvain.be
  2. Ce mail doit comporter :
  • explicatif court de l’activité
  • la date de votre activité
  • période d’affichage souhaité

3. L’Organe étudie votre demande en coordination avec l’ASBL Gestion Centre-Ville. Si votre demande est acceptée, nous (l’organe et/ou vous) pourrons alors déposer vos 15-20 affiches au 6, Rue du Poirier. L’ASBL Gestion Centre-Ville se chargera ensuite de les afficher.

Limites

Ces critères sont des balises et n’assurent en aucun cas l’obtention dans le réseau d’affichage. En effet, le réseau d’affichage n’est pas extensible. L’ASBL GCV tentera de répondre au mieux aux demandes des kap’s en fonction des espaces disponibles.

Introduction

Voici une série d’informations intéressantes si vous souhaitez faire des descentes d’auditoires pour promouvoir votre activité.

Étapes

1. Repérer les auditoires dans lesquels passer

  1. Cibler les cours en fonction de l’année (public de bac, de master ?)
  2. Cibler en fonction de la faculté ou du thème de l’activité. Certains étudiants en agro seront peut-être a priori plus intéressés que ceux en théologie en fonction de l’événement !
  3. Attention : il ne faut pas passer deux fois dans le même groupe de personnes ! Il ne faut pas prendre tous les cours sur une grille horaire pour un programme : un seul auditoire suffit, sinon c’est répéter la même choses aux même personnes !
  4. Choisir des cours à des heures plus « fréquentées »…un cours à 8h30 vaut parfois moins la peine de « descendre » qu’un cours à 14h 😉
  5. Suivre ce lien pour avoir accès aux grilles horaires des programmes de baccalauréat (en master c’est plus compliqué, et les auditoires sont souvent plus petits) :https://www.uclouvain.be/408231.html [2014-2015]
  6. Une fois que les auditoires sont repérés, il faut envoyer un email au prof pour connaître ses disponibilités : est-ce qu’il préfère que vous passiez au début, à la moitié ou à la fin du cours ? On est toujours mieux reçu si on prévient le professeur, même si parfois ce n’est pas indispensable.

2. Que dire ?

  1. Présenter l’association/le KAPs/la faculté qu’on représente
  2. Donner un titre motivant à l’événement qu’on promeut
  3. Répéter au début et à la fin la date et le lieu de l’événement
  4. Ne pas commencer par annoncer le prix éventuel de l’activité : captiver d’abord par le concept…et puis donner les détails moins plaisants

3. Combien de personnes faut-il pour faire une descente ?

C’est toujours mieux de ne pas être seul. Même si l’autre personne ne parle pas, elle peut reprendre sur le tableau ce que l’autre est en train de dire.

4. Est-il possible de projeter un clip/un film ?

  • Oui, mais seulement si vous savez à l’avance si le professeur en question utilise d’habitude le projecteur. Dans ce cas, l’appariteur aura déjà rendu le câble DVI disponible et vous pourrez brancher votre PC au projecteur – tout en étant sur de l’accord du prof, car c’est lui qui sera responsable dans le cas où le matériel est abîmé !
  • Non, car si le prof n’utilise pas le projecteur, les câbles nécessaires n’auront pas été placés et vous ne pouvez pas demander à l’appariteur de les rendre disponibles sans un accord préalable du Service des Auditoires. Hors pour obtenir cet accord il faut faire les démarches habituelles pour la location d’un auditoire, payer 60 euros et une caution de 250 euros…tout ça pour quelques minutes de projection !

Pourquoi aller voir loin quand le paradis est à coté?
Pleins de kap’s peuvent vous aider dans la promotion de vos activités, demandez leur!

Mais qui peut bien m’aider?

CarpeStudentem

Étincelle

Radiokot

Note préliminaire

Avant de vous lancer dans l’impression d’affiches et/ou de flyers, demandez-vous si c’est réellement nécessaire, si c’est réellement un vecteur de promotion qui aura un impact sur votre public cible. Si vous vous lancez, essayez d’avoir des affiches/flyers classes d’un point de vue graphique ; le contraire pourrait déservir votre événement plutôt que le servir ! Avant de lancer l’impression, posez-vous également la question de savoir combien d’affiches/flyers il est nécessaire d’imprimer. Pour le savoir, il faut réfléchir au préalable à notre philosophie d’affichage : grosse clash partout dans la ville ou affichage ciblé ? Distribution massive de flyers cheap ou distribution sélective de flyers/invitations un peu plus classe ? Ci-dessous une petite liste très loin d’être exhaustive d’endroits où il est possible d’imprimer ses affiches/flyers.

DUC

C’est parfait quand vous voulez des affiches/flyers cheap en noir et blanc (éventuellement sur papier couleur), avec possibilité d’utiliser la découpeuse pour créer les flyers. Cette solution reste la plus économique et la plus rapide.

All Printing Service

Ce service peu connu permet d’imprimer des affiches à un prix défiant toute concurrence. Ils peuvent également vous donner des conseil pour vos impressions. N’hésitez pas à les contacter pour plus d’information. Site web info@allps.be

Panther Print

Un des imprimeur leader en Belgique, très bon service et produits mais pas toujours le moins cher. Site web info@kotoprint.com

Fly Print

Imprimeur professionnel peu cher si on pose leur logo sur l’affiche, ou prévoit le verso du flyers pour leur publicité. Permet également d’imprimer des tickets boissons personnalisés gratuitement. Site web Contact

Pour pouvoir se prononcer en toute connaissance de cause, la commission d’urbanisme demande à recevoir un petit dossier comportant les informations suivantes :

  • l’adresse exacte du bâtiment,
  • les spécifications du panneau (dimensions, matériau, couleurs, graphisme, mode d’accrochage et, le cas échéant, mode d’éclairage),
  • la visualisation de l’endroit exact prévu pour l’accrochage du panneau sur la façade (de préférence indiqué au moyen d’un photomontage).

Elle accepte généralement un panneau soigné qui s’intègre dans le contexte et ne dénature pas l’architecture du bâtiment (par exemple aligné sur un élément existant).

Pour le balcon, je vous invite à monter un petit dossier commun pour ceux qui seraient intéressés vu que la façade reste la même, prenez une photo et vous photoshopez chaque panneau à l’échelle dessus. Plus votre dossier est complet et transparent, plus vous avez vos chances.

Créer un kot-à-projet, c’est tout à fait possible. Une équipe motivée, un projet, un dossier et c’est parti ! Les opportunités sont nombreuses, c’est le moment, c’est l’instant, lancez-vous !

Mais tout d’abord, qu’est-ce qu’un kot-à-projet ? Un KAP est une dizaine d’étudiants réunis autour d’un projet commun. Les kap’s sont régulièrement amenés à organiser des activités destinées aux étudiants et habitants de la ville, à fournir des services ou organiser des campagnes de sensibilisation, qui permettent parfois la cohésion, la discussion ou le débat!.

Votre projet peut donc porter sur un ensemble de sujets très diversifiés, pour autant qu’il présente un intérêt pour la communauté étudiante ou le site de Louvain-la-Neuve.
Cette année (2018), le dossier est à rendre pour le 14 mars à 14h (facile, c’est 14 – 14 !) via l’adresse reconductionkaplln@kapuclouvain.be. Plus d’informations sur http://www.organe.be/creer-un-kap/

Plein air

Introduction

Utile s’il faut faire rentrer une voiture ou camionnette dans la ville piétonne après les heures d’ouverture habituelles.

Etapes

  1. Contacter la police de LLN.
  2. Noter les numéro de plaque de toutes les voitures qui doivent rentrer dans la ville.
  3. Déposer une caution de 300€

Introduction

Il est nécessaire, pour tout gros événement kapiste, de disposer de moyens adéquats pour transporter du matos (celui de la Province, par exemple) ! Dès lors, la voiture prêtée par Mamy ne suffit pas toujours, il faut donc anticiper et évaluer vos besoins. Le débat de nomination, entre Camion et Camionnette, fait toujours rage même s’il est clair qu’il est plus classe de dire qu’on conduit un camion qu’une camionnette ;-).

Législation

Avec un permis B, vous pouvez conduire un véhicule de type 18 m3. Il s’avère être un moyen adéquat pour transporter du matos divers (tables de brasseurs, tentes, buvettes, éléments de lestage,…).

Parfois, faire appel à un chauffer professionnel (ayant le permis pour conduire un semi-remorque) peut même s’avérer moins cher et plus rapide que de faire plusieurs trajets avec votre 18m³. Si vous disposez de bénévoles motivés pour charger et décharger rapidement le matos, un trajet peut parfois suffire avec un semi-remorque là où une demi-journée aurait été nécessaire avec la camio. Si vous connaissez des gens dans le milieu, ça vaut la peine. Bob, peut faire des merveilles 😉

Comment choisir ?

La liste ci-dessous reprend quelques entreprises qui louent des camio, n’hésitez cependant pas à rajouter vos bons plans ! Deux facteurs sont évidemment à prendre en compte : le prix (qui est souvent établis sur devis, en fonction de la durée de location et de la distance parcourue) et l’emplacement de l’agence de location ! Bien que les prix puissent paraître similaires, L’idéal reste bien sûr de prendre le temps de faire quelques demandes de devis afin de comparer le tout. Aussi, à vous de voir si vous avez besoin d’un haillon automatique pour charger et décharger les choses 😉

Liste (non exhaustive)

– http://fr.europcar.be/

– http://www.dockx.be/

– http://www.hertz.be/

– http://www.coucou.be/

– http://kapuclouvain.be/portfolio-items/depakot/ (pour louer la camionette du dépakot)

Les astuces castor-juniors

D’expérience, voici quelques conseils :

– Lors de la location, n’oubliez pas de souscrire des assurances jeunes conducteurs (le cas s’imposera souvent).

– Soyez bien attentif lors de l’état des lieux du véhicules, à l’intérieur comme à l’extérieur, il serait inutile de payer pour les dégâts d’un autre, n’hésitez pas à demander de rentrer dans le véhicule si nécessaire.

– Certaines camios disposent d’élévateurs à l’arrière (sans différence de prix), cela est parfois utile pour les chargements et déchargements, mais alourdi la charge globale du véhicule, et limite donc un peu le poids de charges transportée. A vous de voir 🙂

– Prévoyez de quoi nettoyer le fond du camion après son utilisation. Il faut le rendre propre 😉

– Enfin, lors du retour du véhicule, n’hésitez pas à refaire le plein ! Celui vous sera facturé plus cher si il doit être fait par l’agence de location.

Bonne route !

Introduction

Lors de l’organisation d’un évènement extérieur, une des première chose à faire est de réserver la Place souhaitée. Que la Place appartiennent à la ville (toutes les Places hormis la Place Galilée, la Place des Sciences, le Parking Sainte-Barbe,et certaines parcelles de la Rue des Blancs Chevaux) ou à l’UCLouvain, la démarche est la même. Vous devez obtenir l’accord de la Ville pour faire un évènement sur l’espace public et un accord de principe de l’UCLouvain qui vous mettra par la même occasion en garde d’éventuelles démarches supplémentaires à effectuer ou détails à ne pas oublier (ex : laisser libre la sortie des auditoires).

Étapes

  • Depuis septembre 2013, un agenda de l’animation est réalisé chaque année, en concertation, par les quatre collectifs de l’animation de lln (Organe, GCL, Fédé, AGL). Face au nombre sans cesse grandissant d’activités organisées en extérieur, il permet d’éviter les querelles de dates/places. Que vous figuriez à l’agenda de l’animation ou pas, la démarche de réservation d’une place reste cependant sensiblement la même (mais les actis figurant à l’agenda de l’animation sont prioiritaires aux autres activités étudiantes (uniquement!) ). La procédure de réservation est détaillée ci-après.
  • Vérifiez dans l’agenda de l’animation (dispo sur le site de l’organe, documents à télécharger) que la place que vous souhaitez occuper n’est pas déjà occupée à la date à laquelle vous souhatez l’occuper. Le cas échéant, et si changer la date de votre acti vous est impossible, n’hésitez pas à contacter l’association étudiante qui occupe la place à cette date pour voir avec eux s’il n’y a pas moyen d’organiser vos deux actis en même temps (les places sont grandes, et avoir deux actis au même endroit au même moment peut parfois créer des synergies/économies d’échelle/win-win).
  • Entrez une demande de manifestation auprès du service compétent de la commune (Service Fête et Manifestations), en remplissant le formulaire en ligne disponible sur ce lien. N’oubliez pas d’envoyer à ce même service l’annexe à la demande, qui doit – notamment – comprendre votre plan des infrastructures. ATTENTION : cette demande à la commune doit être faite maximum 4 mois avant la date de votre événement, et minimum 40 jours avant celle-ci !! Ce délais écoulé, votre activité ne pourra pas avoir lieu.
  • Le Service Fêtes et Manifestations se chargera lui-même de demander un avis à la police, et reviendra vers vous avec de plus amples informations, et éventuellement des exigences supplémentaires. La police également vous fera part des diverses obligations qui vous incombent (ex : signer une convention avec la ville, prévoir une visite des pompiers et de la police le jour même, vérifier d’être assuré, checker l’électricité, les conditions de bruit, le passage de véhicules sur le site, etc.). Pour vous assurer de ne pas être pris de court, nous vous invitons à rentrer votre demande bien à l’avance.
  • Envoyez une demande formelle d’occupation de la place au vice rectorat aux affaires étudiantes de l’UCLouvain (Mme Véronique Eeckhoudt). Adoptez un ton formel et fournissez tous les détails nécessaires. Notamment, si vous avez besoin d’un accès à l’eau ou à l’électricité, c’est le vice-rectorat qui vous aiguillera vers les personnes-clé qui pourront vous fournir ce que vous désirez. A nouveau, ne tardez pas à rentrer cette demande formelle. Vous avez à faire à des gens occupés, mieux vaut s’y prendre à temps pour éviter toute mauvaise surprise.
  • Une fois ces deux demandes lancées, les services/personnes contactées vous répondront et le processus suivra son cours.
  • Vous l’aurez compris, la clé est de s’y prendre bien à l’avance pour que tout contretemps puisse être pris en main à temps afin d’éviter que le bon déroulement de votre activité soit menacé.
  • N’oubliez pas de garder des traces écrites de toutes vos démarches. Lorsque vous avez un contact téléphonique, renvoyez un mail à votre interlocuteur en résumant votre conversation.
  • Pour toute question supplémentaire, n’hésitez pas à vous adresser à l’Organe.

Introduction

Lorsque vous organisez un événement à l’extérieur, il existe différentes règles à respecter afin d’y assurer une sécurité maximale. Deux organismes principaux ont la charge de vérifier, le jour de l’événement, que ces règles sont effectivement respectées : la police et les pompiers. Nous traiterons dans cette magnifique fiche wikikap’s du comment s’y prendre avec eux pour ne pas faire face à de mauvaises surprises.

1. La police

Il faut les contacter longtemps avant votre événement, voire très longtemps si celui-ci est important. A titre d’exemple, l’Organe contacte deux mois à l’avance la police et les pompiers pour organiser le barbecue des KAP’s. D’abord, écrire une lettre à la police, à adresser au Commissaire de Stexhe et à envoyer à cette adresse : rue du monument, 54 – 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, en stipulant sur l’enveloppe que votre courrier concerne l’organisation de votre événement. Dans cette lettre vous demanderez leur accord pour organiser cet événement à la date choisie, et en précisant bien l’heure de début, l’heure de fin et le type d’activité dont il s’agira. Une fois leur accord reçu, ils vous enverront une « pré-convention » qui reprendra les points à respecter en matière de sécurité, et qui vous invitera à signer au Collège Communal (Ville d’Ottignies) la convention officielle (faisant office d’autorisation officielle, s’entend) à l’activité. Ensuite, contactez-les une seconde fois afin de leur transmettre le plan de vos activités (par exemple où se situeront les tables, la sono, etc.) et afin de prendre rendez-vous avec eux pour un état des lieux le jour de l’événement.

2. Les pompiers

Comme pour la police, il est recommandé de les contacter bien à l’avance, davantage si votre activité a de l’ampleur. Mais après avoir reçu les accords de la police ! Munis des autorisations et conventions délivrées par la police, ainsi que du plan de votre activité, prenez contact avec les pompiers. Vous demanderez qu’ils vous envoient leur règlement à respecter, d’une part ; et de l’autre, vous prendrez(comme avec la Police) un rendez-vous pour leur passage lors de l’état des lieux, toujours le jour même de l’événement. Vous tiendrez compte, bien évidemment, de leurs éventuelles remarques quant à votre plan, vos mesures de sécurité envisagées, etc.

3. Une histoire de lettres…

Simple comme bonjour : vous n’aurez plus qu’à respecter à la lettre les règles établies par la police et par les pompiers pour un événement tel que celui que vous allez organiser…

4. Et si on installe une grosse structure ? (Midi-Minuit de la Jonglerue)

Dans ce cas rare, prendre contact avec BTV et se protéger par une assurance responsabilité civile et une assurance service de maintenance. BTV est un organisme agréé, expert dans le domaine des grandes structures. Ils viennent pour contrôler la structure de l’édifice (chapiteau, par exemple) et l’électricité installée à l’intérieur. Si BTV donne son accord, les pompiers donnent le leur ipso facto, même s’ils estiment que c’est trop dangereux…

Selon le règlement de police, toute vente est interdite sur les espaces publics de Louvain-la-Neuve. Il est cependant possible de louer un emplacement au marché. Cela coûte 30 cents au mètre carré. Pour ce faire il faut entrer en contact avec la gestion centre ville au 010812104 .

ASBL

Une ASBL peut être assujettie à la TVA si elle exerce une activité économique régulière et indépendante (avec ou sans but lucratif) pour laquelle des marchandises sont fournies ou des services sont effectués. Cette activité peut être principale ou accessoire. Quand une ASBL n’effectue pas de livraisons de marchandises ou de services à titre onéreux mais reçoit uniquement des dons, elle n’est pas assujettie à la TVA et ne doit pas disposer d’un numéro d’identification à la TVA.

Beaucoup d’ASBL appartiennent toutefois aux catégories exemptées. Ceci veut dire qu’elles sont assujetties à l’impôt mais ne doivent pas imputer de TVA. C’est, par exemple, le cas pour les ASBL qui s’occupent du transport de malades, des soins aux personnes âgées, de la scène, de l’enseignement, et pour les organisations sportives, les musées, les zoos, …  Elles ne peuvent donc pas déduire la TVA payée.

Normalement, tous les kots-à-projet en ASBL ne sont donc pas assujettis à la TVA.

Modifier les statuts ou changer les administrateurs

Remarque préliminaire : ne pas confondre modification des statuts avec le simple changement des administrateurs de l’ASBL. La démission et la nomination des administrateurs doit se faire annuellement, puisque si les membres du KAP sont les administrateurs de l’ASBL, les cokoteurs changent chaque année. La modification des statuts dépend des nécessités de l’ASBL et de son évolution, cela n’intervient que ponctuellement. La répartition des mandats semble plus facultative, mais tout dépend de ce que précisent les statuts de l’ASBL. Si, par exemple, l’ASBL mentionne dans ses statuts que l’entièreté du PV doit être publié au M.B., il faudra s’y conformer. Les statuts pourraient aussi prévoir que doivent y figurer les administrateurs, dans ce cas, il faut changer les administrateurs et modifier les statuts. Par ailleurs, il peut être intéressant de publier certaines décisions majeures de l’ASBL.

Changement des administrateurs

Sur le site du MB, se trouvent deux formulaires à destination des ASBL : [1]

Le Formulaire I concerne une demande de modification dans les annexes du MB. Le volet A concerne l’identification et le volet B mentionne l’objet de l’acte et reprend dans la zone texte les extraits nécessaires s’y rapportant du PV de l’AG précédant cette demande. L’objet de l’acte est la raison pour laquelle une modification des annexes du MB est nécessaire pour l’ASBL. Généralement, il ne s’agira que de démission d’administrateurs et de nomination d’administrateurs. Le volet C ne concerne que le cas d’un premier dépôt au greffe par une personne morale.

Le Formulaire II concerne une demande d’inscription de modification de l’immatriculation dans la BCE. Le volet A concerne l’identification. Dans le volet C, au 3° Administration, représentation et liquidation, doivent apparaître les administrateurs démissionnaires (C pour cessation) et nominés (N pour nomination), ainsi que leur numéro de registre national, leur nom et prénom, en qualité d’administrateur, et la date de fin d’exercice social. Il n’y a pas à compléter les autres points de ce volet, si ce n’est pour indiqué le soussigné et le lieu et la date de signature.

Formalités d’envoi :

  • Le Formulaire I, volets A et B est à imprimer en double exemplaire. Le volet B doit être signé au verso (signature, nom et fonction) de la dernière page. A son recto ne doit figurer que le nom et la fonction d’un membre de l’ASBL (administrateur non sortant !).
  • Le Formulaire II, volets A et C doit être imprimés en un seul exemplaire et le volet C doit être fait autant de fois que nécessaire et signé en bas à droite.
  • Une preuve de payement de modification de l’ASBL doit être jointe (extrait de compte suffit). Le tarif est mis à jour chaque année [2].
  • Il peut être utile d’y joindre une lettre en demandant confirmation de l’acceptation de la demande, pour s’assurer qu’elle est passée.
  • Le tout doit être envoyé par pli recommandé au Greffe du tribunal de commerce de Nivelles très certainement (cela dépend du siège social de l’ASBL).

Exemple de procédure (TUL 2015)

Introduction

Pour les kap’s qui sont constitués en ASBL, il est nécessaire de remplir chaque année une déclaration d’impôt des personnes morales et de la renvoyer. C’est très simple mais il faut le faire pour éviter tout problème.

À faire

Celle-ci est doit être introduite sous forme électronique. C’est très simple mais il faut le faire pour éviter tout problème. La déclaration d’impôts se fait par année civile. Pour l’exercice d’imposition de 2019 (qui correspond à la déclaration pour l’année civile de 2018), il est possible de faire sa déclaration à partir de juin 2019 et vous avez jusque fin septembre 2019 pour la rendre (un autre délai pourrait vous être applicable en fonction de la date d’entrée/de sortie en fonction des mandataires, à vous de vous renseigner). En cas de retard, une amende d’environ 650€ peut vous être demandée. Dans ce cas n’hésitez pas à expliquer votre situation poliment (« nous sommes de simples étudiants… ») pour faire tomber l’amende. En général, ça passe. Le point précédent ne vous dispense cependant bien sûr pas de faire votre déclaration. Si vous ne faites pas votre déclaration trois années de suite, l’ASBL pourra être dissoute. Il faut dont prendre cette obligation très au sérieux.
Tout se fait sur Biztax (https://finances.belgium.be/fr/E-services/biztax). Pour se connecter, munissez-vous de votre carte d’identité ainsi que d’un lecteur de carte d’identité. Une fois sur le site, vous pourrez consulter les déclarations antérieures ainsi qu’ajouter votre nouvelle déclaration. A côté de la déclaration en tant que telle, il vous sera demandé de joindre vos comptes de l’année civile. Pour toute autre interrogation pratique sur le fonctionnement, voici un lien vers un powerpoint qui est très bien fait et très complet : https://finances.belgium.be/sites/default/files/downloads/162-deposer-une-declaration-etape-par-etape-2017.pdf .
Tout est parfaitement expliqué ici dans le document « FAQ-déclaration-dimpôt ».

En plus de la déclaration d’impôts, toute ASBL a des obligations légales en matières de comptes. Les voici:

Registre UBO

Depuis 2018, il est obligatoire d’enregistrer les « bénéficiaires » de son ASBL sur ce registre. Il s’agit d’un registre pour assurer l’état que personne ne fait de blanchiment d’argent. Vous disposez d’un délai étendu au 30 septembre de l’année pour encoder vos bénéficiaires effectifs pour la première fois. Il n’y aura pas de prolongation supplémentaire, mais l’administration appliquera une politique de tolérance jusqu’au 31 décembre 2019 (valable uniquement pour l’année 2019), période pendant laquelle aucune sanction ne sera appliquée. J’ai personnellement suivi la vidéo youtube sur le site de l’Etat pour réaliser cette étape : https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register . Il vaut faudra également un lecteur de carte d’identité et toutes les dates de naissance/prénom/nom de famille de vos cokotteurs mais cela est assez simple.

Déclaration taxe compensatoire

Puisqu’une ASBL a, le plus souvent, une durée indéterminée, elle échappe aux droits de succession, c’est la raison pour laquelle l’Etat a prévu cette taxe annuelle « compensatoire ».Elle est obligatoire pour les ASBL ayant un patrimoine de plus de 25000€. Elle est à remettre max pour le 31 mars 2020. Ce site explique bien les étapes à suivre:  http://enseignement.catholique.be/segec/fileadmin/DocsFede/Service_segec/gestion-economique/I4-taxe-compensatoire-des-droits-de-succession_site%20internet.pdf

Introduction

Seul une minorité de kap’s sont organisés en ASBL, les autres étant de simple “associations de fait” et le kap’s ne peut donc pas agir en tant que personne morale. Liste (potentiellement non exhaustive) des kaps ayant le statut d’ASBL à ce jour : l’Organe, le CSE Animation, le Kot-é-Rythme, le TUL, le Lever du Rideau, le Kot Certino, le Circokot et l’ULYC.

Pourquoi passer en ASBL ?

La plupart des kots-à-projet sont organisés en “association de fait”, ce ne sont pas des personnes morales. En cas de problème, toute la responsabilité sera donc reportée sur les membres du kap. Faire de son kap une ASBL est surtout intéressant si le projet implique des sommes d’argent importantes.

Avantages

  • Responsabilité limitée en cas de déficit important
  • Responsabilité reportée sur l’ASBL en cas d’accident
  • Capacité de signer des contrats au nom de l’ASBL
  • Éventuellement, avantage fiscal (concerts,…)
  • Accès à certaines subventions ou services (ex: pret de la Province, subside de la Communauté française,…)
  • Plus de crédibilité face aux partenaires
  • Expérience intéressante…

Inconvénients

  • Charge de travail supplémentaire : changement de statut, déclaration fiscale,…
  • Obligations légales : tenir une AG par an, remettre les comptes à l’Etat,…
  • Frais supplémentaires à chaque modification des membres (114 €/an)

Passer en ASBL

Tu veux faire passer ton kot en ASBL ? Tu te demandes comment faire ? Comment rédiger les statuts ? Tu te demandes quelles sont les obligations précises auxquelles ton kot devra se soumettre ? Tu trouveras les infos dont tu as besoin dans ce petit guide de l’ASBL, disponible sur le site web du Service public fédéral de la Justice.

UCLouvain

Juste pour information il existe un système d’objets perdus a l’UCLouvain, il suffit de cliquer ici et de se connecter

Le service des assurances de l’UCLouvain propose différentes assurances gratuites ou à des prix avantageux pour les KAPs. Vous pouvez trouver ci-dessous un bref résumé des assurances qui pourraient vous intéresser pour l’organisation d’événements.
Si vous avez d’autres questions ou voulez avoir des informations plus détaillées n’hésitez pas à nous contacter par mail (organe@kapuclouvain.be) ou à contacter le service des assurances directement (aurelie.panniez@uclouvain.be).

Assurance Responsabilité Civile (RC)

Vous pouvez demander une assurance RC pour vos événements. Celle-ci est gratuite pour certains événements et couvre les organisateurs de l’événement (uniquement les membres internes, qui disposent d’une chambre dans votre logement et qui sont membre de l’UCLouvain). Il suffit d’envoyer un mail avec le nom, la date et une brève description de votre événement à Aurélie Panniez. Vous pouvez trouver le prix de l’assurance en fonction des événements sur https://intranet.uclouvain.be/fr/myucl/administrations/adfi/couverture-des-organisations-etudiantes.html.
Il est aussi possible de demander une assurance pour vos bénévoles, tant qu’ils sont membres de l’UCLouvain. Il est toujours préférable de prendre contact avec le service des assurance de l’UCLouvain afin d’examiner réellement le statut de la personne bénévole.

Assurance dommages corporels

Les organisateurs ainsi que les bénévoles étudiants UCLouvain sont couverts automatiquement pour les dommages corporels via l’UCLouvain (mêmes conditions pour l’assurance RC).

Vous devez souscrire une assurance pour les bénévoles hors UCLouvain pour les dommages corporels, la prime d’assurance tourne autour de 12€.

Si votre événement est en collaboration avec le Service des Sports de l’UCLouvain, les participants détenteurs de la carte sport sont couverts pour les blessures. Il est possible d’assurer les autres participants, mais ceci coute très cher et n’est pas habituel pour des événements sportifs.
Pour un devis, il faut prendre contact avec le service des assurances au moins trois semaines avant l’événement en fournissant une description de l’événement, ainsi que le nombre de participants hors carte sport UCLouvain et la date de l’événement.

Assurer du matériel

Si vous louez du matériel électrique auprès de l’UCLouvain, ils vous est demandé d’assurer celui-ci auprès du service des assurances de l’UCLouvain (le prix tourne autour de 50€ pour une chapelle électrique + chuko).
Lorsque vous organisez des gros événements pendant un ou plusieurs jours, pendant lesquels il est connu par un grand nombre de personnes qu’il n’y aura personne dans votre kot, il peut être intéressant d’assurer vos objets de valeur contre le vol (ordinateur etc.). Le prix est variable mais la prime est au moins de 60,46€/event.
Pour cette assurance il est indispensable de fournir un descriptif détaillé du matériel, la période de couverture, la valeur du matériel et si le transport du matériel doit être couvert. La demande d’un devis doit être faite au moins une semaine avant l’événement.

Les assurances sont valables pour toutes les activités de votre KAP sur le site de Louvain-la-Neuve mais aussi en dehors de notre ville.

Web

Introduction

Vous pouvez dévier l’adresse @kapuclouvain.be sur une ou plusieurs autres adresses (celle du responsable par exemple) ou votre adresse email de kot, par exemple mon-adresse@gmail.com

Etapes

  1. aller sur le site www.one.com
  2. cliquer sur « Webmail » (en haut à droite)
  3. un menu s’ouvre, entrez votre adresse email nomdukot@kapuclouvain.be et votre mot de passe. Sélectionnez la case « administration du compte email”.
  4. une fois connecté, cliquez sur « Gestion courrier » puis sur « Modifier »
  5. Dans le champs « transfert », entrez une adresse de redirection désirée. Cliquez ensuite sur « suivant » et recommencez avec toutes les adresses désirées.
  6. Attention, ces modifications ne s’enregistrent pas automatiquement ! Il ne faut pas oublier de cliquer sur « enregistrer » une fois l’opération terminée.

Cadre de vie

Together

Together est une cellule spécialisée, créée à l’initiative de l’Employeur et en complément aux dispositifs légaux définis dans le code du BE, dans la prise en charge par des professionnel·les, au sein de l’UClouvain, des situations liées à la violence de genre, au harcèlement et aux discriminations. Elle accueille toute personne de l’UCLouvain qui soit victime ou témoin de ces violences, qu’elle soit étudiante, doctorante ou membre du personnel. La cellule Together agit en toute confidentialité et en toute indépendance par rapport aux autorités de l’UCLouvain.

Contact & Procédures

Collectif des femmes

Le collectif des femmes fournit un accompagnement psychosocial pour TOUTES victimes de violences entre partenaires et violences fondées sur le genre. Ils sont présents à Louvain-la-Neuve et ont l’habitude de travailler avec des étudiants. Ils sont totalement indépendant de l’UCLouvain.

Contacter