Un des rôles de l’Organe est de distribuer des subsides aux kots-à-projet ou de les aider dans leur recherche de fonds auprès d’autres institutions.
Nous insistons sur l’importance de rendre une demande complète et répondant aux critères. Il serait dommage que vous ne puissiez bénéficier d’un subside pour des questions de forme de votre dossier.
Récapitulatif des subsides touchant directement les kaps
| Type ? | SSO | Anim, recur et matos UCL | Subsides du dimanche |
Fonctionnement | Socio-culturel de l’AGL |
| Quoi ? | Subside important pour une activité récurrente âgée d’au moins trois ans | Subside important pour tout type d’activité plus ponctuelle
Pour de l’équipement, mais moins prioritaire que les actis Recur pour activité récurrentes de grande ampleur (tous les 3 ans) |
Subside léger pour : – des pertes non prévues pour une acti – des activités à petit budget – un investissement matos – l’hébergement d’un site web |
Subside de 100€ / quadri accordé pour les kots à petit budget | Subside pour une activité à caractère social ou culturel, ayant un côté innovant |
| Qui le donne ? | Organe | UCLouvain (Service d’aide) | Organe | UCLouvain (AVIE) |
AGL |
| Quand cela se décide ? | Fonctionne par cycle de 3 ans (nouveau cycle cette année !) | Une fois par quadri | Tous les dimanches soir | Une fois par quadri , d’office versé | Une fois par quadrimestre |
| Remise dossier | Avant le 20-10-23 16h à l’organe et par mail | Avant le 27-10-23 16h par mail à subside-animation@uclouvain.be |
Avant chaque vendredi 12h par mail à organe@kapuclouvain.be | Néant | A voir sur le site de l’AGL |
But
- Le but du subside conjoncturel Organe est d’aider un kot à projet (KAP) à combler une perte financière réalisée lors d’une de ses activités, et due à des facteurs conjoncturels (i.e. des facteurs indépendants de la bonne gestion de l’activité en amont).
- Les subsides conjoncturels Organe n’ont en aucun cas vocation à financer les dépenses journalières des KAP’s. Pour celles-ci, les KAP’s reçoivent un subside de 100 euros par quadrimestre de la part de l’UCLouvain.
Éligibilité
- Pour être éligible à l’obtention d’un subside conjoncturel Organe, l’activité doit être organisée par un KAP. Il ne peut être accordé de subside conjoncturel Organe à une animation organisée dans le cadre d’une activité dirigée par un organisme extérieur.
- Cette demande de subside doit être déposée au plus tard 2 semaines après la date de l’activité. Le cas contraire, elle ne sera pas étudiée.
Montants limites
- Le montant demandé ne peut en aucun cas excéder le déficit réalisé lors de l’activité.
- Le montant demandé n’a pas de plafond formel.
Restrictions
- La nourriture, les boissons et les cadeaux ou récompenses ne sont en aucun cas subsidiés. Le montant demandé ne peut donc excéder la somme des montants associés aux autres postes de dépenses.
- Pour la location de matériel disponible en prêt ou en location dans un autre KAP, l’Organe ne distribue pas de subside supérieur au montant de la location du matériel disponible au sein des KAP’s.
Modalités
- Le dossier de demande de subside doit comprendre :
- Le formulaire qui suit dûment complété, avec la plus grande honnêteté (exigence de clarté toute particulière sur les comptes) ;
- Une copie des comptes du KAP de l’année précédente pour l’activité en question si elle a eu lieu l’année précédente.
- Une seule demande de subside par activité sera acceptée. Si l’organisation de l’activité englobe plusieurs KAP’s, ceux-ci doivent donc rendre une demande commune, au nom d’un d’entre eux, qui répartira ensuite, le cas échéant, le subside entre les différents KAP’s organisateurs.
- Les dossiers de demande de subside conjoncturel Organe doivent être remis par mail à l’Organe à organe@kapuclouvain.be
- Les dossiers déposés avant le vendredi à 12h sont étudiés à la réunion (CA) du dimanche qui suit.
- Les dossiers sont traités le dimanche soir par le conseil d’administration de l’Organe, qui décide – sur base des présents critères et de l’enveloppe financière globale disponible pour ces subsides, telle que prévue dans le budget de l’Organe de l’année académique en cours – d’accéder à la demande de subside (complètement ou partiellement) ou de la rejeter.
But
- Le subside activité Organe sert à financer des activités aux frais peu importants, pour lesquelles il n’est ni envisageable de demander une participation financière aux participants pour équilibrer le budget, ni adapté de demander d’autres subsides (SSO ou ANIM) vu le faible montant des frais.
- Les subsides activité Organe n’ont en aucun cas vocation à financer les dépenses journalières des KAP’s. Pour celles-ci, les KAP’s à petit budget reçoivent un subside de 100€ par quadrimestre de la part de l’UCLouvain.
Éligibilité
- Pour être éligible à l’obtention d’un subside activité Organe, l’activité doit être organisée par un KAP. Il ne peut être accordé de subside activité Organe à une animation organisée dans le cadre d’une activité dirigée par un organisme extérieur.
- Cette demande de subside doit être déposée au plus tard 2 semaines après la date de l’activité. Le cas contraire, elle ne sera pas étudiée.
Montants limites
- Le montant demandé ne peut en aucun cas excéder le déficit réalisé lors de l’activité.
- Le montant demandé ne peut en aucun cas excéder 500€. Ce plafond est d’application uniquement lorsque l’activité fait également l’objet d’une demande de subside ANIM auprès du service d’aide aux étudiants de l’UCL. Dans le cas contraire, le plafond est fixé à 150€.
- Le montant limite peut exceptionnellement être dépassé pour des activités qui ne rentrent pas dans les conditions des subsides SSO et qui ne peuvent donc pas introduire de demande de subsides SSO.
Restrictions
- La nourriture, les boissons et les cadeaux ou récompenses ne sont en aucun cas subsidiés. Le montant demandé ne peut donc excéder la somme des montants associés aux autres postes de dépenses.
- Pour la location de matériel disponible en prêt ou en location dans un autre KAP, l’Organe ne distribue pas de subside supérieur au montant de la location du matériel disponible au sein des KAP’s.
Modalités
- Le dossier de demande de subside comprend le formulaire qui suit dûment complété, avec la plus grande honnêteté (exigence de clarté toute particulière sur les comptes)
- Une seule demande de subside par activité sera acceptée. Si l’organisation de l’activité englobe plusieurs KAP’s, ceux-ci doivent donc rendre une demande commune, au nom d’un d’entre eux, qui répartira ensuite, le cas échéant, le subside entre les différents KAP’s organisateurs.
- Les dossiers de demande de subside activité Organe doivent être remis par mail à l’Organe à organe@kapuclouvain.be
- Les dossiers déposés avant le vendredi à 12h sont étudiés à la réunion (CA) du dimanche qui suit.
- Les dossiers sont traités le dimanche soir par le conseil d’administration de l’Organe, qui décide – sur base des présents critères et de l’enveloppe financière globale disponible pour ces subsides, telle que prévue dans le budget de l’Organe de l’année académique en cours – d’accéder à la demande de subside (complètement ou partiellement) ou de la rejeter.
But
- Le subside matos Organe a pour but de permettre aux kots à projet (KAP’s) du site de Louvain-la- Neuve d’acheter du matériel durable nécessaire au bon déroulement de leurs activités.
Éligibilité
- Pour être éligible, la demande doit émaner d’un kot à projet et concerner du matériel qui sera effectivement géré par le KAP et par personne d’autre.
Montant limite
- Dans le cas où le matériel pour lequel le subside matos Organe est demandé ne fait pas également l’objet d’une demande de subside ANIM matériel, un plafond est fixé à 150€. Dans le cas où il y a également une demande ANIM pour le matériel, il n’existe pas de plafond formel. Toutefois, rappelons que l’enveloppe totale pour les subsides matos Organe est, elle, limitée (cf. budget de l’Organe de l’année académique en cours).
Conditions
- Il doit s’agir de matériel dont le KAP a besoin pour mener à bien son activité principale ou l’une de ses activités
- Il doit s’agir de matériel dont l’utilisation sera récurrente.
- Du matériel déjà disponible en prêt ou location dans un autre KAP ne sera pas subsidié, à moins que le KAP demandeur démontre que l’utilisation intensive qu’il fera du matériel rend l’emprunt ou la location
Emploi du matériel
- L’utilisation du matériel subsidié par l’Organe doit systématiquement être en lien avec l’activité du KAP ; son usage par des membres du KAP à des fins privées est à
- Le matériel subsidié par l’Organe peut être loué, à deux conditions : premièrement, cela doit être très clairement indiqué dans le formulaire de demande de subside ; deuxièmement, l’argent ainsi récolté doit être entièrement réinvesti dans les autres activités du
- Si un KAP constitué en ASBL n’est pas reconduit, il doit restituer le matériel à l’Organe si le subside a permis de financer plus de 70 % dudit matériel.
Modalités
- Le dossier de demande de subside doit comprendre :
- Le formulaire de demande dûment complété, avec la plus grande honnêteté ;
- Une analyse comparative des prix, de manière à prouver que tout a été mis en œuvre pour réduire les coûts du matériel ;
- Une copie du ticket de caisse ou de la facture si le matériel a déjà été acheté
- Les dossiers de demande de subside matos Organe doivent être remis par mail à l’Organe : organe@kapuclouvain.be.
- Les dossiers envoyés avant chaque vendredi, à 12h seront étudiés lors de la réunion (CA) de l’Organe du dimanche qui suit.
- Les dossiers sont traités le dimanche soir par le conseil d’administration de l’Organe, qui décide – sur base des présents critères et de l’enveloppe financière globale disponible pour ces subsides, telle que prévue dans le budget de l’Organe de l’année académique en cours – d’accéder à la demande de subside (complètement ou partiellement) ou de ne pas y accéder.
- Dans le cas où la demande de subside a été positivement reçue par l’Organe, le subside ne sera effectivement versé qu’une fois que :
- Une copie du ticket de caisse ou de la facture prouvant que le matériel a bien été acheté est parvenue à l’Organe ;
- Le matériel apparaît dans la charte du patrimoine du KAP avec la mention « subside matos Organe » si son achat a été financé à plus de 70% par le subside.
But
- Le subside hébergement site web Organe peut être demandé par les KAP’s pour financer l’hébergement de leur site internet.
Éligibilité
- Pour être éligible à l’obtention d’un subside hébergement site web Organe, le site web doit appartenir exclusivement au KAP, et avoir un réel intérêt pour le KAP.
Montants limites
- Le montant demandé ne peut en aucun cas excéder 50€, et ne peut être demandé qu’une fois par an.
Modalités
- Le dossier de demande de subside doit comprendre :
- Le formulaire qui suit dûment complété, avec la plus grande honnêteté ;
- La facture de votre hébergeur
- Les dossiers de demande de subside hébergement site web Organe doivent être remis par mail à l’Organe à organe@kapuclouvain.be
- Les dossiers déposés avant le vendredi à 12h sont étudiés à la réunion (CA) du dimanche qui suit.
- Les dossiers sont traités le dimanche soir par le conseil d’administration de l’Organe, qui décide – sur base des présents critères et de l’enveloppe financière globale disponible pour ces subsides, telle que prévue dans le budget de l’Organe de l’année académique en cours – d’accéder à la demande de subside (complètement ou partiellement) ou de la rejeter.
- Vélos folkloriques : le subside de l’Organe pour un vélo folklorique est conditionnel à la remise d’une demande de subside ANIM pour vélo folklorique. Le subside Organe s’envisage comme un complément au subside ANIM, dans le cas où l’Organe estime qu’il est nécessaire de le compléter. D’un point de vue pratique, nous demandons aux kap’s intéressés de venir déposer, à l’Organe, une copie de la demande de subside ANIM pour vélo folklorique. N’oubliez pas de déposer votre demande ANIM à temps et au bon endroit, i.e. avant le vendredi 27 octobre 2023 à 16h, au Service d’Aide aux étudiants. Le formulaire de demande de subside ANIM pour vélo folklorique est téléchargeable sur le site de l’Organe.
- Village des Enfants : un subside du dimanche spécialement dédié aux activités organisées dans le cadre du village des enfants est prévu. La demande de subside est sur le site de l’Organe. Ces demandes de subsides sont à remettre pour le vendredi 20 octobre 2023 à 16h en version papier à l’Organe (38, rue des Blancs-chevaux).
- Village Anim’ados : Idem que pour le VDE !
Ces subsides sont octroyés à des projets ou des activités ayant déjà une expérience signifiante et ils sont alloués par cycle de trois ans.
Les dossiers sont à remettre pour le vendredi 20 octobre 2023 avant 16h à l’Organe en 5 exemplaires, et par mail. Toutes les infos pour faire un bon dossier sont reprises dans un document disponible dans la section « Documents à télécharger ». La commission se tiendra le lundi 22 novembre, l’heure et le lieu seront communiqués en temps utile. Chaque kot disposera de quelques minutes pour défendre son dossier, devant une commission composée de Mr Deheneffe, directeur de l’Administration des affaires étudiantes, un membre du service d’Aide, ainsi que de quelques membres de l’Organe.
Tout kap disposant d’un subside SSO pour une activité doit apposer le logo de l’organe sur les visuels réalisés pour cette activité (affiches, photo de couverture de l’événement, etc).
Depuis l’année 2008, le formulaire de demande a été modifié. Il existe maintenant deux types de documents. Le premier est relatif à une demande de subside pour une activité, le second correspond à une demande de subside pour du matériel. Les demandes imprécises ou ne répondant pas à toutes les rubriques du formulaire seront considérées comme irrecevables. Commission qui attribue ces subsides :
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La commission Anim est chargée de distribuer les subsides ANIM et les subsides pour grosses activités récurrentes. Elle se réunit pour cela trois fois par quadrimestre.
La commission est composée de 5 étudiants et de 5 représentants de l’UCL. Cette année, les membres sont :
Les décisions sont prises à la majorité simple. |
La date limite de remise des dossiers, pour le premier quadrimestre, est le vendredi 25 février 2022 avant 16h par mail à l’adresse subside-animation@uclouvain.be. Veillez à bien les remettre à temps, vos dossiers ne seront plus acceptés à 16h01 ! Les différents formulaires sont disponibles dans la section Téléchargements.
L’AGL dispose de fonds pour subsidier des activités socio-culturelles impliquant des étudiants. Ce fond ne dispose pas d’un budget très conséquent et s’attache donc à la répartition de petites sommes. Ces subsides sont ouverts à toute initiative socio-culturelle ouvert à un large public et principalement aux étudiants UCL.
L’octroi de subsides à des activités culturelles ou d’animation se fait via un groupe de travail qui se réunit 4 fois sur l’année à des dates fixes. N’hésitez pas à vous renseigner à l’AGL pour connaitre ces dates (010/45.08.88) ou à aller jeter un coup d’oeil sur le site de l’AGL du coté des subsides.
L’UCLouvain dispose d’un fond afin de susciter et encourager l’intégration d’une dimension culturelle dans de nouveaux projets menés au sein de l’Université, en soutenant financièrement des projets culturels émanant d’étudiants ou non. Deux appels à projets sont lancés chaque année en octobre (dossiers à remettre pour le 1er décembre) et en avril (dossiers à remettre pour le 1er juin). Surveillez donc bien vos mail à ces dates, toutes les informations s’y trouverons !
Les subsides FDC sont attribués pour des projets ponctuels et innovants. Les critères de sélection précis sont:
- Le projet doit apporter un enrichissement culturel à toute la communauté de l’UCLouvain et donner à l’institution un plus grand rayonnement ;
- Les promoteurs du projet doivent veiller à impliquer des acteurs différents (facultés, organisations étudiantes, partenaires extérieurs…) et à opérer des collaborations entre ceux-ci ;
- Le projet doit s’adresser de préférence à un public hétérogène et varié (membres du personnel, étudiants, alumni, public extérieur à l’université…) ;
- Il doit faire preuve d’originalité et introduire de la nouveauté dans le paysage culturel de l’UCLouvain ;
- Il peut s’inscrire dans la durée. Dans ce cas, il faudra envisager d’autres sources de financement pour les années suivantes et les préciser dans le dossier de candidature ;
- Un budget décomposé en rubriques concrètes doit être présenté (exemple de budget en pièce jointe). Les implications budgétaires du projet doivent être clairement définies ainsi que les montants de subsides demandés au fonds ;
- Le fonds ne vise pas d’abord à soutenir des initiatives infrastructurelles (aménagement, équipement, matériel, installations, …) ;
- Ne seront pas subsidiés les projets ayant déjà eu lieu ;
- Ne seront pas subsidiés les projets récurrents (revues étudiantes, festivals, etc.), sauf si le(s) promoteur(s) du projet y insère(nt) une innovation notable ;
- Le jury sera sensible aux projets qui s’inscriront dans le cadre de la thématique de saison UCLouvain Culture.
Les subsides FDC sont attribués par un comité dont la composition est fixée par le Conseil pour la Culture, appuyé par l’équipe de l’AREC.
La Direction du développement institutionnel et culturel (DIC) de l’UCL accorde des subsides importants pour des activités culturelles de qualité portées par des étudiants. Les subsides UCLouvain Culture sont attribués pour des projets culturels récurrents.
Il n’y a pas de consigne précise concernant le dossier ou la date limite. Sachez simplement que les demandes sont étudiées par le service culturel de la DIC au minimum deux mois avant le début de l’activité sur base d’un dossier et d’un budget. Si vous souhaitez plus d’information, contactez directement Frédéric Blondeau au 010 47 40 30 ou par mail à frederic.blondeau@uclouvain.be.
Les critères de sélection précis sont:
- L’originalité ;
- L’intérêt artistique ;
- Le sérieux de l’organisation et de l’équipe qui porte ce projet ;
- Les retombées pour l’UCLouvain en termes d’image et de notoriété ;
- Le projet favorise-t-il une dimension culturelle dans la formation universitaire ? De quelle façon ?
En aucun cas le montant du subside n’excédera 50 % du total des dépenses. L’octroi d’un subside n’entraîne aucun effet de récurrence. Au cas où l’activité serait annulée, l’organisateur s’engage à rembourser dans les 30 jours le montant total du subside versé.
Pour certains cas particuliers, une convention sera passée entre des kots à projet à vocation artistique et culturelle et UCLouvain Culture. Cette convention garantit un financement annuel sur une durée de trois ans. Au terme de chaque année civile, les organisateurs présentent à UCLouvain Culture un bilan financier justifiant l’utilisation du subside. Cette période de trois ans est renouvelable. Elle peut être reconduite après une évaluation du projet. L’opportunité de passer ce type de convention est laissée à l’appréciation d’UCLouvain Culture.
En cas d’octroi d’un subside, le logo de UCLouvain Culture figurera sur toutes les publications (flyers, affiches, dépliants, annonces presse, dossiers de presse, programmes, pages internet, autres…) réalisées dans le cadre du projet. Dans ce cas, UCLouvain Culture s’engage à envoyer à l’organisateur le matériel nécessaire pour la reproduction de son logo.
La province attribue des subsides pour certaines activités culturelles et folkloriques. Des informations complémentaires sont disponibles ici. La demande de subvention doit être faite au moins 2 mois avant l’événement.
La Communauté Française soutient les activités culturelles par le biais des « Tournées art & vie ». Vous trouvez les infos et les formulaires en ligne sur le site de la communauté française : www.cfwb.be sous l’onglet « guichet public ». La Communauté Française dispose également d’un numéro vert : 0800 / 20 000. Le site de la Diffusion des Arts de la Scène est entièrement actualisé à l’adresse www.cfwb.be/artscene.